Desde hace un tiempo, el mundo de los eventos ha experimentado un cambio considerable debido, en gran parte, a las empresas de catering y a los que deciden atreverse a celebrar sus días especiales en lugares diferentes y singulares. Organizar un acontecimiento como una boda en un lugar como puede ser una finca, un castillo o un bosque no es tarea fácil, ya que debemos pensar y organizar todo para que nuestro evento sea todo un éxito. 

Una vez que sacamos el bolígrafo y el papel y empezamos a enumerar todo lo que necesitamos, nuestra cabeza satura. Sin duda lo mejor a la hora de organizar nuestra boda o evento donde necesitemos contratarlo todo, o casi todo, lo mejor es ponerse en manos de profesionales para que sean ellos los que gestionen la presión y los tiempos, de modo que nos ayuden a organizarlo todo teniendo en cuenta también aquellos detalles que a nosotros, por no estar acostumbrados a hacer este tipo de trabajo, se nos escapan.

El lugar seleccionado como condicionante del menú

Un pilar básico en cualquier evento de este tipo es la comida, para ello la garantía del éxito es contratar a una empresa de catering o a un restaurante con este servicio que se encargue de diseñar, cocinar y presentar un menú apetecible y acorde con nuestras preferencias y las de nuestros invitados. En muchas ocasiones el menú que nos guste vendrá acompañado de unos requisitos técnicos y organizativos concretos, por tanto ellos te aconsejaran lo que será mejor en cada caso y estación del año. 

Para minimizar los riesgos  es fundamental que  la empresa que contratemos conozca el lugar donde se celebrará el evento. Muchas veces un cocinero es muy brillante en su restaurante pero a la hora de cocinar para una ocasión concreta con otros medios, en otro lugar o con una cierta presión, es posible que no esté a la altura de nuestras expectativas o no actúe con la rapidez y eficacia esperadas. 

Si el lugar no dispone de una cocina -si bien, en la actualidad la mayor parte de los espacios destinados a eventos cuentan con cocinas y lugares adaptados-  los encargados del catering tendrán que llevar un camión cocina o montar una carpa auxiliar para poder preparar todos los platos y servirlos con eficacia y puntualidad.

También es importante ajustarse a un presupuesto para el evento y que este sea el hilo conductor para coordinar el resto de las actividades para evitar que los gastos se disparen. Lo importante es que la empresa que organice el catering tenga la suficiente capacidad de reacción ante posibles problemas y le ahorre a los novios todo tipo de problemas en un día tan especial.

Lo habitual es que muchos de los espacios singulares destinados a este tipo de eventos, ya sean pazos, castillos, fincas, jardines o cualquier otro lugar en el que queramos celebrar nuestro acontecimiento cuenten ya con un catering en exclusiva o con un listado de profesionales de cocina y catering con los que trabajan habitualmente.

Por tanto, podrán recomendar y comentar sus experiencias con cada una de las empresas y otros eventos similares y de este modo ver si se adaptan al tipo de cocina que tú estás buscando para tu día especial. El algunas ocasiones el espacio que escoges condiciona en menú, es por esto que hay que tener claro qué priorizar en caso de tener que elegir.

Hay varias cosas que debemos tener en cuenta a la hora de contratar el servicio de catering. entre ellas que la empresa monte o tenga una cocina en el lugar del evento, procurando que no todo sea pre cocinado y recalentado minutos antes. Evidentemente debes probar el menú que te servirán en el evento y aceptar o descartar platos o preparaciones, dependiendo de la temporada del año y del lugar de celebración.

En cuanto al servicio, lo recomendable es que exista un camarero por cada 10 invitados. Esta ratio facilitará que mientras unos recojan, otros sirvan y otros se encarguen de las bebidas. Es posible que si no tenemos en cuenta esta proporción el servicio se resienta y desluzca la calidad del catering y la belleza del espacio elegido.

Los tipos de menú en función del formato del evento

En cuanto a los menús y el tipo de comida que queramos ofrecer en nuestro evento también debemos ser muy prudentes y elegir bien tanto el listado de platos y la armonía entre los mismos como quién lo va a elaborar.

Cada vez se busca más el equilibrio entre ideas tradicionales y creativas, combinando platos de la gastronomía típica española con tendencias llegadas de otros países, debemos decidir también si queremos que la boda se desarrolle la mayor parte de tiempo de pie o si preferimos que nuestros invitados disfruten del menú sentados a la mesa.

Esto es importante ya que condicionara todo el catering y la forma de preparación. Si decidimos que los invitados estén de pie e interactuen entre ellos por todo el espacio destinado al evento, los platos tendrán que ser de tamaño más pequeño y preferiblemente de un solo bocado para facilitarles la labor a nuestros invitados y que todo sea mas práctico.

Si por el contrario van a estar sentados, la comida se servirá emplatada y podemos pensar en otras preparaciones más elaboradas y de mayor tamaño.

Los detalles decorativos y el ambiente

En cuanto a la decoración es fundamental tener las lineas básicas claras, saber cómo queremos decorar y en qué temática nos queremos inspirar. Ver qué sillas, mesas, manteles, menaje o decoración auxiliar nos van a poner, si queremos rincones para hacer un photocall o lugares para descansar o que jueguen los niños. Es importante decidir entonces si queremos que destaque la decoración o un estilo determinando, campestre, vintage, retro o la opción que elijáis.

Cuidar los detalles es muy importante. Por eso muchas veces es recomendable contratar a una empresa que se encargue de la decoración y que seleccione flores, mesas, sillas, percheros o velas, creando rincones y espacios acogedores para un día tan especial.

Un tendencia que ya lleva varios años entre nosotros y gracias a redes sociales como Instagram o Pinterest se ha puesto mucho de moda son las bodas dinámicas en las que, en un mismo espacio, existen varias estaciones o lugares.

Esto puede simularse utilizando  foodtrucks, camionetas, bicicletas, carritos o mesas. Cada una de estas estaciones ofrecerá  preparaciones diferentes, simulando un estilo mercadillo donde los invitados vayan cambiando de lugar y probando las diferentes propuestas, ya sea un cortador de jamón, croquetas, sushi, fish and chips, cocina en directo, un coctelero o un puesto de cafés con un barista que haga las delicias de los invitados o un carrito con suculentos y refrescantes helados.

Si la boda de prolonga siempre es un acierto que horas más tarde de finalizar la comida o cena -en medio del baile y las copas- se vuelva a ofrecer algo de comida para reponer energías, ya sea dulce o salada. Algo de picar pondrá el broche de oro culinario al evento.

Invitados con necesidades especiales

No hay que olvidar a la hora de confeccionar el menú que muchos de nuestros invitados pueden tener unas necesidades especificas a la hora de comer, ya sea porque son intolerantes a determinados alimentos o bien que por motivos personales no toman algunos productos, por tanto es algo que debemos de tener en cuenta a la hora de diseñar en menú con las personas responsable del catering para evitar sorpresas de última hora y para que nuestros invitados sepan que hemos pensado también en que ellos disfruten de nuestra fiesta.

El resumen para tomar nota

Por tanto, a la hora de contratar un catering u organizar un evento debes tener en cuenta primero el número de invitados para decidir el espacio en el que vas a realizarlo y cómo se van a desplazar hasta el lugar. 

Concertar con la empresa que presta el servicio el número de camareros que van a estar disponibles ese día para que el servicio y la atención sean los correctos. 

Establecer un presupuesto para el evento y evitar sorpresas en el último momento, concretando todos los servicios que se van a ofrecer, platos que se van a servir, etc. Si hay otras empresas contratadas para ese día, la dinámica será similar: establecer cuál será su trabajo y dejar todos los posibles imprevistos solucionados.

Tipo de menú, platos y necesidades especiales han de ser previamente especificadas. Establecer los horarios y duración del evento tanto con los camareros, con el Dj, fotógrafos o el propio espacio donde vamos a desarrollar la fiesta ya que muchas veces hay recargos o sobrecostes por no establecer estos detalles de forma contractual.

Lo importante es que tiene que ser uno de los días mas felices de tu vida, por tanto dedícale tiempo y anota todas las preguntas e ideas que tengas para solucionarlas y reservar ese día solo para disfrutar y coleccionar instantes maravillosos.

Este articulo los escribí para edición impresa de la revista de bodas «La Boda de Nerea». Algunas de las fotos no son mías.